5 astuces pour gagner du temps dans l'organisation de son évènement

L’organisation d’un évènement est essentielle pour marquer le coup auprès de ses convives. Que ce soit pour des cérémonies professionnelles ou privées, les choix que vous ferez auront un impact sur les objectifs que vous aurez fixé. Afin d’atteindre ces objectifs et gagner du temps dans l’organisation de votre évènement, nous mettons à votre disposition 5 astuces incontournables.

1. DEFINIR SES OBJECTIFS

Il est essentiel de définir des objectifs afin de gagner du temps et de réussir l'organisation de votre évènement. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes : Pour quelle raison souhaitez-vous organiser cet évènement ? De quelle taille sera-t-il ? De quel type d’événement s'agit-il ? Salon, Team building, Séminaire, Gala, Journée d'étude, Mariage ou Cocktail ? Vous devez rapidement identifier l'évènement qui correspond le mieux à votre structure afin de définir la suite. 

2. CHOISIR UNE DATE AU PREALABLE

Le choix de la date est crucial pour déterminer l'avancement de votre projet. Elle a un impact sur l'attribution des tâches, la planification, le budget, le lieu, et même sur la disponibilité de vos invités. Quelle que soit la taille de votre évènement, il est important d'établir une date approximative pour avoir une vision d'ensemble. Par ailleurs, il est recommandé de tenir compte du planning de vos convives et de la saison à laquelle vous envisagez d'organiser l'évènement. 

3. ANTICIPER LA PLANIFICATION

Pour assurer la réussite de votre événement et gagner du temps, vous devez planifier chaque étape de votre projet. Pour y parvenir, vous pouvez : 

Lister les tâches : servez-vous d'un tableau dans lequel vous énumérerez les tâches les plus importantes, puis les plus urgentes et enfin les moins prioritaires. Cela vous permettra de savoir par quoi commencer. 

Coordonner les équipes :  une gestion efficace du temps et la réussite d’un événement passent par la délégation des missions. Il est donc important de réunir une équipe, de déléguer les différentes tâches qui conviennent à chacun et de leur faire confiance pour les gérer.  

Réaliser un budget prévisionnel : en fonction du type d'événement que vous souhaitez organiser. Avant même de commencer à financer ou à faire appel à des mains-d'œuvre extérieures, vous devez avoir une idée de la somme que vous souhaitez investir. Cela vous permettra de limiter les différentes offres que vous recevrez, de dépenser de manière judicieuse et réfléchie sans dépasser le budget, et de simplifier vos recherches, ce qui vous fera gagner du temps. 

Établir un rétroplanning : pour connaître l'état d'avancement de vos préparatifs. Le rétroplanning est un calendrier dans lequel vous inscrivez les tâches à réaliser, les personnes en charge, et les dates auxquelles elles doivent être accomplies, en commençant par la date de l'événement jusqu'à la date du jour. Cette astuce vous permet de détailler toute votre préparation de A à Z et d'avoir un coup d'œil sur ce qui a été fait ou pas. 

Faire un devis : vous permet de savoir si vous devez faire appel à un professionnel ou vous lancer vous-même dans l'organisation de votre événement. Il est conseillé de demander un devis à plusieurs agences, puis de les comparer pour trouver un montant qui se rapproche de votre budget. En amont, vous pouvez calculer les coûts et le temps que cela vous prendra si vous décidez de vous charger de l'organisation. Après avoir comparé tous les devis entre eux, vous saurez celui qui vous correspond le mieux. Cependant, pour gagner du temps dans votre organisation, il est quand même envisageable de faire appel à un professionnel, comme nous le verrons un peu plus bas. 

4. CHOISIR UN LIEU ADEQUAT

Photo pris de haut du casino Partouche de Cabourg

Trouver un endroit qui correspondrait à vos exigences reste un défi. Si vous décidez d’organiser votre événement vous-même, vous devez tenir compte de la salle, de la décoration, du traiteur, des animations et de la logistique. En raison de tous ces petits détails très importants, vous devrez anticiper la recherche du lieu dès le début de votre projet. Pour vous aider dans vos recherches, servez-vous des réseaux sociaux tels qu'Instagram ou LinkedIn, où de nombreux particuliers ou entreprises mettent à disposition leurs salles de réception, leurs domaines ou d'autres espaces.  

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5. FAIRE APPEL A UN PROFESSIONNEL DE L'EVENEMENTIEL

Il y a plusieurs avantages à passer par une agence événementielle de nos jours pour gagner du temps et vous débarrasser du stress. L’agence vous aidera à créer l’événement à l’image de votre entreprise ou de vos attentes.  

Chez Partouche Meetings & Events, nous mettons une équipe d’experts à votre disposition pour vous accompagner dans l’organisation de vos événements professionnels et privés. Dites adieu aux charges mentales, aux calculs de temps et de devis, et préparez-vous à profiter pleinement de votre événement. Vous n’aurez qu’à nous communiquer vos envies, et nos professionnels se chargeront de trouver le lieu idéal, de créer la décoration adaptée, et nos cuisiniers, pour certains étoilés, se chargeront de sublimer votre cérémonie. Pour plus d’informations ou pour contacter nos équipes, cliquez ici !